La gestion d’un business repose sur votre régularité à remplir des tâches spécifiques à des moments clés de votre activité. Une majorité de ces tâches sont à réaliser chaque jour, quand d’autres sont périodiques. Dans l’ensemble, les actions chronophages qui entretiennent cet engrenage sont les piliers d’une gestion efficace de votre business. Si leur réalisation nécessitait auparavant un capital humain et un investissement non négligeables, elle est aujourd’hui simplifiée grâce à une automatisation de chacune de ces étapes.

L’automatisation, c’est quoi ?

Ce terme regroupe les fonctions dont nous pouvons confier la réalisation à des outils. Ces derniers sont conçus pour prendre en charge les petites tâches indispensables à votre business, mais dont vous ne pouvez vous occuper par manque de temps. Comme le terme le laisse entrevoir, l’automatisation se résume donc à confier ces activités à des outils qui les réaliseront sans assistance humaine constante. Qu’ils soient gratuits ou payants, ces logiciels offrent des avantages plus ou moins étendus que vous pouvez utiliser au quotidien.

Les outils de gestion automatisés vous évitent de perdre du temps, et permettent de vous concentrer sur l’essentiel. Jusqu’à une date toute récente, les fonctionnalités de ces outils étaient limitées. L’évolution des solutions proposées aux professionnels vous offre une plus grande liberté de mouvement. Aujourd’hui, vous pouvez pratiquement tout automatiser : des procédures d’achat aux posts sur les réseaux sociaux, en passant par la prise de rendez-vous… toutes les étapes nécessitant d’être gérées instantanément ou périodiquement peuvent être programmées.

Comment automatiser son business en ligne ?

Quels sont les avantages de l’automatisation ?

Les grandes entreprises comme les libéraux sont de plus en plus nombreux à choisir l’automatisation pour mieux gérer leur business. Dans la pratique, ce choix de gestion vous donne la possibilité de développer efficacement votre activité. Le but de la démarche est simple, car elle vise une réalisation complètement autonome de tâches parfois prenantes.

Les entreprises qui se sont décidées à adopter cette solution ont d’abord été séduites par la perspective de pouvoir fonctionner sans dépendre de leur capital humain. Si les outils d’automatisation nécessitent la supervision d’un agent qui en maîtrise les particularités, ils disposent de tous les atouts pour remplir parfaitement leurs fonctions.

Le premier avantage de l’automatisation d’un business reste cependant la facilité de revente de votre affaire. Tout professionnel, quels que soient son expérience et le nombre d’années qu’il passe sur un business, aura, au moins une fois, songé à sa revente. À la cession, la disponibilité d’un processus d’automatisation permet de trouver rapidement preneur.

Dans des univers professionnels où les meilleures affaires sont celles qui peuvent intéresser les grands groupes, l’utilisation d’outils spécifiques apporte de la valeur ajoutée à une petite entreprise.

Cette vérité concerne aussi bien les TPE/PME, que les start-ups en pleine phase de développement. Choisir les bons outils et les solliciter tout au long de votre activité contribue à rendre votre entreprise vendable. Au cours de l’existence de votre entreprise, ces outils seront des assistants pratiques qui vous feront gagner du temps et de l’argent.

Les outils hors-ligne gratuits seront automatiquement ceux que vous songerez à adopter pour leur simplicité d’utilisation. Utiles pour le développement de votre entreprise, ces outils ne vous offriront que des fonctions propres à une gestion en interne. Pour des actions menées auprès de vos clients, de vos prospects ou de vos partenaires, les outils disponibles en ligne seront bien plus pertinents. Grâce à internet, vous avez accès à des programmes pouvant répondre à différentes demandes, de façon instantanée ou régulière.

Ces outils s’adressent aussi bien aux boutiques en ligne, qu’aux professions libérales ou aux prestataires touristiques. La gestion de rendez-vous ou la possibilité de sélectionner des articles ne sont pas les seules actions en jeu. Les entreprises en usent également pour automatiser leurs réponses à des e-mails, assurer un service de réception constant, ou mettre en ligne des publications que vous aurez programmées à l’avance.

Un support client adapté à divers besoins

La gestion automatique de votre business peut être envisagée à tout moment. De nombreuses entreprises découvrent ces solutions alors qu’elles ont déjà de nombreuses années d’expérience au compteur. Nous recommandons toutefois leur adoption dès le début de votre activité : exploités pour assurer les différentes étapes de votre évolution, ils vous permettent d’optimiser le travail réalisé sur les tâches plus importantes.

La création d’un support clientèle performant dès vos premiers jours d’activité facilite la mise en place d’une présence significative auprès de vos interlocuteurs. En plus de faire décoller votre réputation sur la toile, les bons outils vous aideront à marquer votre engagement envers votre communauté. Par le biais de ce support client, vous pouvez gérer plusieurs aspects de votre relationnel client :

  • La gestion du front office s’intéresse à l’administration de votre courrier électronique. Privilégiant une action collaborative, elle vous permet de programmer l’envoi d’e-mails génériques. La gestion du front office simplifie la personnalisation de votre mode de communication en fonction des besoins et des demandes. Notez que cette solution de gestion business est adoptée par les professionnels et les entreprises de toutes tailles, afin d’alléger le travail du support client.
  • L’automatisation des solutions de paiement sera indispensable aux entreprises commerciales comme aux prestataires de services. Ce service vous sera recommandé si vous cherchez un logiciel qui puisse automatiser les comptes et les factures de votre clientèle. Souvent compatibles avec les logiciels alloués à cette tâche, les programmes d’automatisation simplifient les processus d’achat et de vente.
  • Le listing et la hiérarchisation des données : que ce soit pour comptabiliser les mouvements financiers, enregistrer les suggestions d’amélioration, ou avoir une liste de vos produits et services sous la main, les outils de gestion vous seront d’une aide précieuse.
  • La publicité sur les réseaux sociaux : internet, et particulièrement les plateformes sociales, représente un tremplin utile à votre activité. En quelques années, les solutions de gestion de business ont connu un développement continu. Centrées sur l’administration détaillée de vos publicités, elles participent aussi à l’analyse de vos retours sur les plateformes.
  • Le relationnel client et prospects est le dernier aspect que vous pouvez confier à des outils d’automatisation. Ces outils sont conçus pour répondre aux questions que les internautes peuvent se poser sur les plateformes où vous êtes positionné.

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Automatiser votre business : le processus de délégation

Pour que l’automatisation de votre business puisse fonctionner, il est impératif de miser sur les bons éléments. Car il ne s’agira pas seulement de bien choisir vos outils : vous devez aussi trouver LA ou LES personnes qui puissent vous assister dans vos tâches. Les bonnes combinaisons apporteront une plus-value non négligeable à votre entreprise. Le processus de délégation doit être établi en prenant en compte différents critères.

Avant de déléguer, vous devez comprendre que l’automatisation n’est pas un système infaillible, et que les outils dont vous disposerez ne seront que des compléments pratiques à l’expertise d’un professionnel. Prévoyez une intervention humaine qui vous aidera à gérer le processus technique du système. Dans cet objectif, déléguer doit rester rentable en matière de coûts.

La gestion des tâches chronophages représentera un investissement particulier, car elle impliquera aussi bien une parfaite maîtrise des outils, qu’une connaissance étendue des détails de votre activité. Cette valeur ajoutée constituera un pilier de votre fonctionnement général. Si l’administration de ces tâches récurrentes peut être confiée à des outils informatiques, la veille des résultats et de votre secteur demandera l’attention d’un intervenant expérimenté.

La manipulation des outils mis à votre disposition doit vous permettre d’optimiser le traitement de diverses demandes. En interne comme en externe, elle vous offre une alternative fonctionnelle pour éliminer toute activité mineure de votre processus de développement. À court terme, ces outils accéléreront vos activités. À moyen terme, ils permettent de mettre en place une stratégie effective sur l’ensemble de votre entreprise. À long terme, ils instaureront une routine grâce à laquelle votre activité sera entretenue sans surcoûts.

Quels outils pour automatiser votre business ?

Le marché de l’automatisation attire des experts proposant des solutions plus ou moins pertinentes. Face à des besoins et des demandes toujours plus pointues, ces experts ciblent les professionnels et les entreprises en quête d’outils réputés pour leur efficacité. La liste des outils destinés aux professionnels compte un nombre impressionnant de références.

Jarvee

Présenté comme un « assistant loyal » pour les entrepreneurs, Jarvee offre son aide aux entrepreneurs de toutes spécialisations. Cette première solution est centrée sur l’administration des actions sur les réseaux sociaux. Son système d’automatisation se focalise sur un développement accru de votre visibilité : en traitant votre activité sur les médias sociaux, il vous donne une alternative légale et reconnue pour éviter l’accumulation douteuse d’abonnés.

Jarvee peut prendre en charge la majorité des plateformes sociales sur lesquelles vous pourriez lancer une campagne publicitaire. En dehors de Facebook et de Twitter qui constituent les réseaux de prédilection des professionnels, il est aussi efficace sur LinkedIn, Google+, Instagram, YouTube, Tumblr ou Pinterest. En plus des entrepreneurs, Jarvee répond aussi aux besoins des blogueurs ou aux libéraux ayant besoin de gagner en visibilité.

Si le programme offre une période de test, l’ensemble de ses fonctionnalités est payant. L’automatisation des actions sur les réseaux sociaux vous permet de programmer les publications que vous souhaitez partager avec vos abonnés. La robotisation proposée peut aussi vous permettre de suivre quelques comptes, ou de réagir à des publications.

L’outil en ligne a l’avantage d’offrir une variété d’actions que vous pouvez personnaliser, une possibilité de cibles de niches spécifiques, et simuler des actions similaires à celles d’un intervenant humain. Il n’est cependant pas exempt de défauts, car il nécessite une connexion permanente et une certaine adresse pour le paramétrer correctement. Jarvee propose différentes formules correspondant au niveau de prestations attendues par les entreprises de toutes tailles.

Système.io

Ce software as a Service a bâti sa réputation sur son offre tout-en-un. Système.io intègre plusieurs possibilités d’automatisation, centrées aussi bien sur les tunnels de vente, que sur la gestion du mailing ou les systèmes d’affiliation. Disposant d’une plateforme de webinaires, il répond aussi aux attentes de professionnels proposant des formations sur internet.

Système.io s’est principalement fait connaître grâce à la pertinence de ses fonctionnalités pour les entreprises commerciales. De la gestion de la boutique à la présentation de produits physiques, l’outil en ligne s’adapte à vos réalités de fonctionnement. L’outil de marketing complet a une longueur d’avance face à ses concurrents : Système.io intéresse non seulement par sa facilité d’utilisation, mais aussi par l’accessibilité de ses fonctionnalités.

C’est aujourd’hui l’une des solutions de gestion entièrement disponibles en français. Sa période test est également plus longue que celle proposée par notre première référence. Système.io intègre des mises à jour fréquentes, ainsi qu’un suivi pertinent de ses clients. Si les outils marketing sont particulièrement performants, les outils destinés aux formations ne sont pas exploités à leur maximum.

Zapier

Également conçu pour simplifier l’automatisation des tâches, cet outil en ligne se démarque par son efficacité sur les réseaux sociaux. Zapier couvre aussi un champ d’action plus large, grâce à sa compatibilité avec plus d’un millier de programmes. Cette longue liste de logiciels lui permet de réaliser des tâches de façon autonome, presque entièrement basées sur des actions préprogrammées.

En plus de la réception de votre courriel, il peut procéder à l’enregistrement de certaines données ou de pièces jointes. La pertinence de l’outil est aussi justifiée par sa capacité à réaliser ces tâches sur une plateforme cloud définie par vos soins. Chaque étape est traitée, consignée et enregistrée avec le plus grand soin.

Mis au point pour s’occuper des tâches prenantes ou répétitives, Zapier propose une version gratuite capable d’assurer le strict minimum. Les professionnels et les entreprises souhaitant bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités pourront souscrire à une offre payante, efficace et bien plus étendue.

Son premier avantage est sa capacité d’automatisation quasiment infinie. Avec une version payante performante, Zapier vous permet aussi de tester les fonctions à automatiser avant de les confirmer. L’outil nécessite cependant quelques connaissances en codage, ainsi qu’une maîtrise variable de l’anglais. Il s’adresse ainsi à des professionnels qui connaissent bien les impératifs du monde du web, et qui s’impliquent dans chaque aspect de leur activité.